Erinnerung: Wichtige Hinweise zur Rückerstattung von privat verauslagten Mitteln

Private Verauslagungen durch Beschäftigte der Universität Rostock sind weiterhin nur im Ausnahmefall möglich. Ausnahmen sind in begründeten Einzelfällen zulässig, wenn die erforderliche Beschaffung anderweitig nicht oder nur erheblich erschwert möglich ist und aus diesem Grunde bspw. gebrauchte Waren über Ebay gekauft werden (bitte beachten Sie hierzu die entsprechenden Regelungen der Beschaffungsrichtlinie). Bitte fügen Sie dem Antrag auf Erstattung der Mittel immer die Originalrechnung bei. Auf das Beifügen von Kontoauszügen kann verzichtet werden, wenn auf der Rechnung ersichtlich ist, dass diese bereits beglichen wurde.

Zur korrekten steuerlichen Behandlung ist bei dem Bezug von Waren oder Dienstleistungen von ausländischen Firmen immer die Umsatzsteuer-ID der Universität Rostock anzugeben. Dies betrifft insbesondere auch private Verauslagungen und Internet-Einkäufe, da die Waren häufig aus dem Ausland verschickt werden.
Die Umsatzsteuer-ID der Universität Rostock lautet: DE 137 385 436.
Außerdem sind Rechnungen grundsätzlich auf die Universität Rostock als Rechnungs- und Leistungsempfänger auszustellen. Nur so kann bei privat verauslagten Mitteln der dienstliche Bezug nachgewiesen werden.

In diesem Zusammenhang bitten wir ausdrücklich um den Verzicht auf Bestellungen bei vermeintlich preiswerten Internetanbietern aus Drittländern. Bei Anbietern wie Alibaba, Temu, Wish, Shein etc. gestaltet sich der Erhalt einer Rechnung erfahrungsgemäß äußerst schwierig. In den meisten Fällen wird keine Rechnung nach steuerrechtlichen Anforderungen erstellt, was eine steuerrechtliche Prüfung unmöglich macht. Da dies eine Steuerhinterziehung (durch die Universität Rostock oder durch Sie als privaten Besteller) zur Folge haben kann, bitten wir Sie um Verständnis, dass keine Auslageerstattungen für Bestellungen bei den genannten Anbietern erfolgen können.

Erstattungen sind grundsätzlich nur bei Beantragung innerhalb einer Frist von 6 Monaten nach der Auslage möglich.

Auch bei privaten Verauslagungen gilt die Beschaffungsordnung der Universität Rostock. Setzen Sie sich vor einem geplanten Kauf gern mit den Mitarbeitenden des Referates Beschaffung (D2.3) in Verbindung.

Eine private Verauslagung bei Internetkauf kann beispielsweise vermieden werden, wenn Sie spezielle Geschäftsangebote von Anbietern für Ihre Bestellung nutzen und so eine Rechnung erhalten. Soweit angeboten, sollten Sie deshalb unbedingt einen „business account“ unter Verwendung Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse einrichten und nutzen.

Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an das Dezernat Haushalt, Sachgebiet Belegbearbeitung und Steuern, SG 2.06 (Tel: 1560).

Jessica Benecke
Sachgebiet Belegbearbeitung und Steuern, SG 2.06