Im Herbst 2020 haben wir gemeinsam mit mehreren Bereichen begonnen, E-Beschaffung und E-Rechnung für die UR zu pilotieren. Wir haben die Abläufe und Verantwortlichkeiten in den Bereichen im Gespräch erhoben und analysiert. Auch grundlegende fachliche Fragen sind geklärt und wir hatten gehofft, im Januar 2021 mit der Softwareschulung zu beginnen.
Leider mussten wir die Pilotierung im Januar 2021 unterbrechen und müssen sie nun - nach einer umfangreichen Analyse der Situation - auf unbestimmte Zeit aussetzen. Ausschlaggebend für diese Entscheidung waren mehrere Gründe:
- Der Projektfortschritt lässt die Pilotierung mit anderen Bereichen als der ZUV aktuell nicht zu. Wir möchten nicht dezentral einführen, was wir selbst nicht umfangreich getestet und ausprobiert haben.
- Zu diesem Vorhaben tragen mehr als 35 Kolleginnen und Kollegen in der UR und bei externen Dienstleistern bei, um Konzepte, Implementierung, Tests, Rechtsrahmen, IT-Infrastruktur ... zusammenzubringen. Vorhaben, bei denen so viele Menschen zusammenwirken, sind generell schwer zu steuern. Wir hatten zwar Zeitreserven, diese sind aber aufgebraucht.
Die Entscheidung, die Pilotierung auf unbestimmte Zeit auszusetzen, ist uns schwergefallen. Viel lieber würden wir E-Beschaffung und E-Rechnung mit Ihnen gemeinsam bereits nutzen; dies wäre in der aktuellen Situation jedoch weder zu verantworten noch praktikabel. Alle anderen Arbeitspakete des Projektes E-Verwaltung sind bereits abgeschlossen bzw. werden planmäßig beendet.
Dr. Sybille Hambach Dr. Jan Tamm
Organisationsentwicklung Kanzler