Stand: 17.04.2020
Sehr geehrte Damen und Herren,
in der aktuellen Situation sind wir im Servicezentrum Projekte (S1) bemüht, Ihre Anliegen rund um Drittmittelprojekte weiter zu bearbeiten. Aufgrund des Notpräsenzbetriebes arbeiten wir derzeit aber größtenteils im Home Office. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Sie uns daher nicht immer telefonisch erreichen. Schreiben Sie uns statt dessen bitte eine E-Mail mit Ihrem Anliegen.
Sollten Sie uns Dokumente zukommen lassen wollen, empfehlen wir Ihnen unbedingt, uns diese vorab schon als Scan zu schicken. So können wir Ihr Anliegen unmittelbar bearbeiten.
Im Folgenden möchten wir Sie darüber informieren, wie die gängigsten Mittelgeber derzeit mit der Corona-Krise umgehen. Derzeit haben noch nicht alle Mittelgeber auf die aktuelle Situation reagiert, weshalb wir dringend empfehlen, bei absehbaren Schwierigkeiten in der Projektbeantragung, -implementierung oder bei den Berichtspflichten unbedingt mit uns und dem Mittelgeber/Projektträger Kontakt aufzunehmen. Informieren Sie von sich aus frühzeitig über absehbare Schwierigkeiten und bitten Sie die Mittelgeber um Hinweise zum Umgang damit. Sofern die Mittelgeber keine generelle Regelung im Rahmen der Corona-Krise haben, bleiben die Fälle Einzelentscheidungen der Mittelgeber. Die u.s. Auflistung bildet die wesentlichsten Mittelgeber ab und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.
1. Förderung durch die Europäische Union
1.1 Horizon 2020
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Teilweise.
Die Europäische Kommission (KOM) hat eine Reihe von Einreichungsfristen für Horizon2020-Calls verlängert. Ausgenommen sind der EIC-Pilot und der IMI Call. Weitergehende Informationen finden Sie in den jeweiligen Calls im Funding & Tenders Portal.
Die KOM hat außerdem ein FAQ zur Force-Majeur-Klausel und den entsprechenden Konsequenzen bei der Projektimplementierung veröffentlicht.
Nutzung der Klausel zur höheren Gewalt
Der Artikel 51 der H2020-Musterfinanzhilfevereinbarung (H2020 MGA) legt die allgemeinen Rahmenbedingungen und Bedingungen fest, unter denen die Klausel für höhere Gewalt angewendet werden kann. Als allgemeine Regel unter H2020 gilt, dass im Falle höherer Gewalt eine Partei von der Erfüllung ihrer Verpflichtungen befreit wird, wenn diese nicht möglich ist. Kosten sind erstattungsfähig, wenn sie die allgemeinen Förderbedingungen erfüllen.
Wenn jedoch höhere Gewalt zusätzliche Kosten für die Durchführung der Maßnahme nach sich zieht, muss der Begünstigte diese in der Regel selbst tragen.
Grundsätzlich wird darum gebeten, bei Schwierigkeiten in der Projektimplementierung (Reisebeschränkungen, Ausgangssperren, kein Zugang zu Forschungsinfrastruktur, etc.) unverzüglich den lead partner und den project officer der KOM zu informieren, der von Fall zu Fall die mögliche Anwendung der Regeln für höhere Gewalt im Sinne von Artikel 51 der H2020-MGA prüft.
1.2 Interreg (EFRE)
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Teilweise.
Die Projektträger (Joint Secretariat, JS) weisen darauf hin, dass Kosten, die infolge der Corona-Krise entstanden sind, unter bestimmten Bedingungen erstattungsfähig bleiben. Beachten Sie bitte, dass Sie unbedingt bereits jetzt Kontakt mit uns aufnehmen sollten, um die Erstattungsfähigkeit zu ermöglichen. Nähere und regelmäßig aktualisierte Informatione dazu finden Sie auf für das Programm Interreg South Baltic unter www.southbaltic.eu und für das Programm Interreg Baltic Sea unter www.balticsea.eu.
1.3 ERASMUS+ (DAAD)
Der DAAD als nationaler Projektträger informiert regelmäßig auf seiner ERASMUS-Website zum Thema.
Wesentlich ist, dass die EU Kommission für Erasmus+ geförderte Einzelmobilitäten und Projekte grundsätzlich die Erstattung von Reise- und Veranstaltungskosten aufgrund der Verbreitung des Virus unter den Regelungen von „force majeure“ anerkennt. Hierzu gibt es mittlerweile ein FAQ.
Weiterhin gelten folgende Regelungen:
“Projektkoordinatoren sollten sich mit Fragen zu „force majeure“ an die Agentur wenden, die das betreffende Projekt bzw. die Mobilität bewilligt hat, entweder:
- Die Nationale Agentur für EU-Hochschulzusammenarbeit im DAAD (NA) für die in der NA verwalteten Aktionen wie Mobilitäten mit Programmländern, Mobilitäten mit Partnerländern, Strategische Partnerschaften
- Die Exekutivagentur für Bildung, Audiovisuelles und Kultur (EACEA) für die von der EACEA verwalteten Aktionen wie Europäische Hochschulen, Kapazitätsaufbauprojekte, Erasmus Mundus Joint Master Degrees, Wissensallianzen, das Jean Monnet-Aktivitäten, Zukunftsweisende Kooperationsprojekte, Europäische Experimentelle Maßnahmen und Projekte Sozialer Integration.
Im Falle der Erasmus+ Strategischen Partnerschaften können Sie unvorhergesehene Zusatzkosten unter Bezugnahme auf „force majeure“ in den folgenden Budgetkategorien abrechnen: Länderübergreifende Projekttreffen, LTT-Aktivitäten und Multiplier Events.
Als unvorhersehbare Zusatzkosten gelten Aufwände, die nicht im ursprünglichen Budget vorgesehen waren (z.B. Stornogebühren, die nicht durch Versicherungen abgedeckt sind, wenn die Veranstaltung nicht verschoben werden konnte). Diese Ausgaben müssen als reale Kosten (nicht als Stückkosten oder Pauschalen) abgerechnet werden. Für die Dokumentation müssen die Vertragsnehmer eine unterschriebene Erklärung vorhalten, die bescheinigt, dass die Kosten nicht anderweitig erstattet werden konnten.
- Bitte kennzeichnen Sie die betroffene Aktivität als „force majeure“ in MT+. Hierdurch wird ein zusätzliches Kommentarfeld freigeschaltet.
- Tragen Sie eine kurze Begründung für den Abbruch bzw. Streichung der Aktivität in das Kommentarfeld "force majeure Explanations" ein.
1. Länderübergreifende Projekttreffen
Sowohl im Falle einer abgebrochenen Aktivität als auch im Falle einer Aktivität, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden hat, für die jedoch bereits Ausgaben angefallen sind (Stornogebühren Flug/Zug/Hotel), kann der bewilligte Betrag abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.
- Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
- Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.
2. Learning, Teaching & Training (LTT)-Aktivitäten
Im Falle einer abgebrochenen LTT-Aktivität tragen Sie bitte den tatsächlichen Zeitraum der Aktivität (Start- und Enddatum) ein.
Berechnen Sie die entstandenen Kosten anhand der Ihnen vorliegenden Nachweise (Stornogebühren für Hotel, Flug/ Zug bzw. entstandene Kosten, falls keine Stornierung mehr möglich war). Tragen Sie die Beträge in die Felder „Total EU Travel Grant“ und „EU Individual Support“ ein, welche im „force majeure“-Modus individuell befüllt werden können.
- Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
- Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich.
Vorgehen bei LTT-Aktivitäten, die aufgrund der Risikolage nicht stattgefunden haben:
- Bitte tragen Sie das geplante Startdatum ein. Das Enddatum entspricht in diesen Fällen dem Startdatum, so dass sich ein Aktivitätenzeitraum von einem Tag ergibt.
- Die weiteren Schritte entnehmen Sie der vorangegangenen Beschreibung.
3. Multiplier Events
Sowohl im Falle eines abgebrochenen Multiplier Events als auch im Falle eines Multiplier Events, das aufgrund der Risikolange nicht stattgefunden hat, hier jedoch bereits Ausgaben entstanden sind, können die angefallenen Kosten abgerechnet werden. Die ursprünglich im Grant Agreement vereinbarte Fördersumme darf nicht überschritten werden.
- Zur Dokumentation nehmen Sie alle Nachweise zu der Projektakte.
- Eine individuelle Genehmigung durch die NA DAAD ist nicht erforderlich."
Der DAAD bittet bei projektbezogenen Rückfragen um Kontaktaufnahe unter Angabe des jeweiligen Projektjahrs und der Projektnummer im Email-Betreff.
2. Förderung durch Einrichtungen auf Bundesebene
2.1 DAAD
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Teilweise.
Der DAAD informiert mittlerweile ausführlich auf seiner Website zu den dringendsten Fragen der DAAD-Projektförderung. Außerdem gelten folgende Hinweise:
“Der DAAD bittet seine Mitgliedshochschulen und Projektverantwortlichen darum, bis auf Weiteres alle DAAD-geförderten Reisen aus dem Ausland nach Deutschland zu stornieren. Ebenso sollen keine Reisen ins Ausland mehr stattfinden. Dem DAAD ist bewusst, dass Ausgaben für Stornierungen unvermeidbar sind.
Der DAAD wird sich grundsätzlich um kulante Regelungen für diesbezüglich auftretende Ausgaben bei den geförderten Projekten bemühen. Wir empfehlen unseren Mitgliedshochschulen und Projektverantwortlichen zu eruieren, ob Vorhaben oder Aufenthalte verschoben oder gegebenenfalls auch durch virtuelle Formate ersetzt oder auf eine andere Art und Weise fort- bzw. durchgeführt werden können.
Der zentrale Ausschreibungslauf zum 1. April bleibt weiterhin bestehen, wobei die Antragsfristen ggf. der Situation bzw. der weiteren Entwicklung der Corona-Pandemie (kurz COVID-19) angepasst werden.”
Der DAAD informiert Mittelempfänger und Stipendiaten darüber, dass trotz Corona-Krise und Home-Office-Regeln keine grundsätzliche Ausnahme von Vorlagefristen für Zwischen- und Verwendungsnachweise gewährt werden kann:
"Wir sind an die gesetzlichen Rahmenbedingungen der Bundeshaushaltsordnung und der Geldgeber gebunden, die verbindliche Fristen vorgeben. Daraus ergibt sich auch, dass wir keine generelle Ausnahme genehmigen können, zumal für den Großteil der zu erbringenden Nachweise die Frist auf dem 28/29.2.2020 dieses Jahres lag. Sollten Sie Ihren Nachweis noch nicht oder nicht vollständig hochgeladen haben, beantragen Sie bitte schnellstmöglich eine Fristverlängerung mit Begründung, so dass Sie möglichst kein Mahnschreiben erhalten. Die Fristverlängerung ist über das DAAD Portal („Portal-Mitteilungssystem ZN/VN“) zu beantragen. Sollte das Portal nicht funktionieren kann eine Beantragung auch per Mail an p12@daad.de oder postalisch an folgende Adresse gesandt werden:
DAAD,
Prüfstelle für Verwendungsnachweise P12A/B,
Kennedyallee 50,
53175 Bonn."
2.2 DFG
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Ja.
Die DFG hat als eine der ersten Fördereinrichtungen eine grundsätzliche Position zu laufenden Projekten während der Corona-Krise veröffentlicht. Sofern Sie noch nicht direkt informiert wurden, bietet die DFG-Website alle Informationen tagesaktuell an.
2.3 BMBF/BMWi
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Nein.
Wir haben die Projektleiter, für deren Projekte es Sonderregelungen gibt, bereits individuell informiert. Sollten Sie noch nicht informiert worden sein, treten Sie bitte mit uns bzw. den jeweiligen für das Programm zuständigen Projektträger in Kontakt.
2.3.1 DLR
Der Projektträger DLR weist derzeit auf folgendes hin:
"Aufgrund der Corona-Pandemie arbeiten wir im DLR-Projektträger fast ausschließlich im Homeoffice. Damit es zu keinen Verzögerungen bei der Projektbearbeitung kommt, bitten wir Sie, Folgendes zu beachten:
1. Alle das Vorhaben betreffenden Schreiben wie z.B. Änderungsanträge sind zu unterschreiben, einzuscannen und per E-Mail an das jeweils zuständige Tandem im PT (wissenschaftliche/r Referent/in und Fördermittelmanager/in) zu senden. Die unterschriebenen Papierdokumente reichen Sie bitte per Post nach.
2. Nur für Vorhaben, die am Anforderungsverfahren teilnehmen: Die unterschriebenen Zahlungsanforderungen sollten Sie bitte einscannen und per E-Mail an die zuständigen Tandems im PT (wissenschaftliche/r Referent/in und Fördermittelmanager/in) senden. Die Zahlungsanforderungen sind zudem ebenfalls per Post nachzureichen.
3. Falls Sie die Vorlagefrist für den Zwischennachweis 2019 bis zum 30. April 2020 nicht einhalten können, bitten wir Sie, uns einen entsprechenden schriftlichen Antrag (vorab per E-Mail) zuzusenden, in dem Sie die Verzögerung kurz begründen und die voraussichtliche Vorlagefrist nennen. Der späteste Termin ist der 30. Juni 2020.
4. Es ist zu erwarten, dass aufgrund der Corona-Krise z.B. Reisen und Veranstaltungen storniert werden. Die notwendigen Ausgaben für Stornogebühren sind grundsätzlich zuwendungsfähig. Wir bitten Sie aber, den Zwischennachweisen und dem Verwendungsnachweis einen kurzen Vermerk mit den Eckdaten der geplanten Reise bzw. der Veranstaltung, den geplanten Ausgaben, dem Grund und dem Zeitpunkt der Absage und den angefallenen notwendigen Stornierungsgebühren beizufügen."
2.3.2 Industrielle Gemeinschaftsforschung (IGF, Projektträger: AIF Forschungsnetzwerk Mittelstand)
Ergänzendweist AIF auf Folgendes hin:
“1. Verzögerungen in Projekten
Glaubhaft gemachte Verzögerungen in der Projektdurchführung können insbesondere durch Laufzeitverlängerungen berücksichtigt werden. Bereits unter den geltenden Regelungen sind unter bestimmten Voraussetzungen Abweichungen von der ursprünglichen Planung möglich, ohne dass es hierzu eines Antrags auf Änderung des Zuwendungsbescheides bedarf (S. hierzu Ziffer 8.1 des IGF-Leitfadens). Diese Möglichkeit sollte im Bedarfsfall vorrangig genutzt werden.
Anträge auf kostenneutrale Verlängerung der Projekte (d.h. die Zuwendungssumme erhöht sich insgesamt nicht), können in üblicher Weise eingereicht werden. Sollte das ursprünglich geplante Ende des Projektes in die Zeit der aktuellen Corona- bedingten Beschränkungen fallen, werden ausnahmsweise auch nachträgliche Änderungsanträge angenommen und geprüft, wenn diese innerhalb eines Monats nach dem Ende der Beschränkungen eingereicht werden.
Über die ursprüngliche Zuwendungssumme hinausgehende Aufstockungen werden grundsätzlich nicht gewährt. Sollten im Einzelfall unabwendbare Mehraufwendungen entstehen, die über die Gesamtzuwendungssumme hinausgehen, kann eine zuwendungserhöhende Aufstockung nur im Einzelfall und nur im Rahmen der verfügbaren Haushaltsmittel geprüft werden. Wird eine solche Aufstockung beantragt, ist insbesondere auch zu belegen, dass die Mehraufwendungen nicht durch Maßnahmen wie die Umstrukturierung der Projekte und Arbeiten im Homeoffice vermieden werden konnten. Des Weiteren erfordern solche Aufstockungen einen fristgerechten Antrag (innerhalb des Zuwendungszeitraums).
2. Projektbegleitende Ausschüsse
Anstelle von Verschiebungen geplanter Präsenzveranstaltungen sollten möglichst weitgehend alternative Veranstaltungsformate in Betracht gezogen werden (z.B. Webkonferenzen). Dies gilt zum einen für geplante Transfermaßnahmen (z.B. Webinare statt Veranstaltungen etc.) Zum anderen gilt dies auch für die Projektbegleitenden Ausschüsse: Für den Nachweis als vorhabenbezogene Aufwendungen der Wirtschaft (vAW) werden dabei abweichend von den normalerweise geltenden Regelungen bei fernmündlicher Teilnahme (Telefon-oder Videokonferenz) für ihre Teilnahme an Sitzungen des Projektbegleitenden Ausschusses die selben Kosten wie bei einer persönlichen Teilnahme anerkannt.”
2.3.3 PTJ
Der Projektträger weist darauf hin, dass im Rahmen der Präventionsmaßnahmen viele Mitarbeiter nicht mehr direkt im Büro erreichbar sind und bittet ggf. um Kontaktaufnahme via Email. Ihre Ansprechpartner finden Sie unter: https://www.ptj.de/ueber-uns/profil/ansprechpartner/foerderung
Zwischenzeitlich war es möglich, Zahlungsanforderungen und Nachweise auch als eingescannte Dokumente mit rechtsverbindlicher Unterschrift übermittelt werden. Die Originale müssen per Post nachgereicht werden.
3. Förderung durch das Land Mecklenburg-Vorpommern
3.1 Ministerium für Bildung, Wissenschaft und Kultur
Das Ministerium informiert regelmäßig auf seiner Website zum Thema und weist vor allem auf die aktuelle Beschlusslage im Rahmen seiner Zuständigkeit hin. Diese Information beziehen sich derzeit v.a. auf Fragen rund um den Lehrbetrieb. Informationen zu spezifischen Förderprogrammen und den jeweiligen Projektträgern des Landes erhalten Sie weiter unten.
3.1.1 LAGuS (z.B. für ESF, Landesexzellenzprogramm)
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Ja.
Das LAGuS hat ein Schreiben des Wirtschaftsministeriums MV bzgl. der ESF-Projekte veröffentlicht. Darin wird darauf hingewiesen, dass die Projektleiter selbstständig prüfen müssen, ob und wie eine Projektimplementierung weiter möglich ist. Entsprechend dieser Schlussfolgerungen wären dann Änderungsanträge an das LAGuS zu richten. Es wird zugesichert, dass den Projekten durch die Corona-Krise keine Nachteile (z. B. soll bei verzögerter oder nicht vollständig erfüllter Zielerreichung keine Reduzierung der Fördermittel erfolgen) entstehen sollen.
Das LAGuS hat außerdem ein ausführliches Informationsblatt für die ESF-geförderten Projekte veröffentlicht. Sie enthalten konkrete "Festlegungen der ESF-Fondsverwaltung zur Abrechnung von Personalausgaben bei Arbeitsausfall aufgrund der Coronaepidemie".
Im Falle von Änderungsbedarfen nehmen Sie bitten in jedem Fall vorher auch mit uns Kontakt auf. Halten Sie sich bitte auch weiterhin zu Informationen des LAGuS auf dem Laufenden.
3.2 Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Gesundheit
Das Ministerium informiert in seiner Zuständigkeit für den Bereich Gesundheit ausführlich über die aktuelle Sach- und Beschlusslage zur Corona-Krise im Land. Spezifische Informationen zur Forschungsförderung wurden durch Rundschreiben verteilt.
3.2.2 TBI
Grundsätzliche Regelung vorhanden? Nein.
Der Projektträger hat bisher keine Informationen zur Projektimplementierung bzw. der Erstattungsfähigkeit von Kosten während der Corona-Krise veröffentlicht. Wir empfehlen Ihnen bei absehbaren Schwierigkeiten mit uns und dem TBI Kontakt aufzunehmen bzw. die FAQ unter dem Punkt 3 zu Rate zu ziehen.
Stephan Redlich
Servicezentrum Projekte