Neuaufsetzen von IT-Infrastruktur und IT-Anwendung für das DMS d.velop documents trotz Herausforderungen erfolgreich abgeschlossen

Nach intensiven und herausfordernden Tagen ist die IT-Infrastruktur für das Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.velop documents erfolgreich neu aufgesetzt sowie das aktuelle Update eingespielt worden. Diese Maßnahme war aufgrund der Instabilität des Altsystems und der Komplexität der Umstellung auf die neue Infrastruktur ein schwieriges Unterfangen. Während der Softwarehersteller hierfür in der Regel eine Woche veranschlagt, haben wir die wesentlichen Arbeiten in nur zwei Tagen umgesetzt.

Trotz der schnellen Umsetzung traten im Anschluss einige unvorhersehbare Fehler auf, die uns vor unerwartete Herausforderungen stellten. So war beispielsweise der Belegabruf über QIS FSV bis einschließlich Freitag nicht möglich und viele Fachanwender:innen konnten aufgrund fehlerhafter Funktionen nur eingeschränkt bzw. nur zeitweise arbeiten. Uns ist bewusst, dass dies zu Unannehmlichkeiten geführt hat und bitten um Verständnis.

Dank des außergewöhnlichen Engagements und der hervorragenden Zusammenarbeit konnten die allermeisten Fehler schnell behoben werden. Kolleginnen und Kollegen aus dem ITMZ der Universität Rostock arbeiteten zusammen mit den Mitarbeitenden der Gecko mbH teils bis spät in die Nacht und auch am Wochenende, um das DMS zügig wieder stabil und funktionsfähig zur Verfügung zu stellen. Unser besonderer Dank gilt allen an der Umstellung beteiligten Kollegen:innen, die mit großem Einsatz und Teamgeist zur Fehlerbehebung beigetragen haben. 

Wir bedauern, dass das DMS in der Übergangsphase nicht durchgängig einwandfrei funktioniert hat und wissen Ihre Unterstützung und Ihr Durchhaltevermögen sehr zu schätzen. Wir sind zuversichtlich, dass die Neuaufsetzung langfristig zu einer stabileren Performance des DMS führt. Auch wenn wir zukünftig nicht vor technischen Störungen oder unvorhergesehenen Fehlern gefeit sind, arbeiten wir kontinuierlich daran, die Stabilität und Sicherheit des DMS zu gewährleisten.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung!

Ihr DMS Team

Katrin Liesen (techn. DMS Koordinatorin)
Anja Kistner (fachl. DMS Koordinatorin)