Mit Beginn des neuen Vertrags im Oktober 2025 hat die Gluth rund ums Büro GmbH erneut den Auftrag für die Bereitstellung der Kopiergeräte sowie die kostenstellenbezogene Abrechnung von Drucken, Kopien und Scans erhalten. In diesem Zusammenhang wurde die bisherige Abrechnungssoftware durch ein neues System ersetzt.
Über die neue Software ist eine dezentrale Verwaltung von Kostenstellen und Nutzenden nicht mehr möglich. Änderungen an Kostenstellen oder die Zuordnung von Mitarbeitenden zu Kostenstellen können nur noch durch die Gluth rund ums Büro GmbH vorgenommen werden.
Für diese Änderungen werden künftig Gebühren berechnet. Die Kosten richten sich nach dem tatsächlichen Zeitaufwand und entstehen nur dann, wenn Änderungswünsche an die Gluth rund ums Büro GmbH übermittelt werden.
Für die ersten sechs Monate nach der Umstellung wurde vereinbart, dass keine Gebühren erhoben werden. Ab dem Abrechnungszeitraum April 2026 werden anfallende Änderungsgebühren auf den Rechnungen ausgewiesen.
Bitte prüfen Sie daher, ob neu eingestellte Beschäftigte tatsächlich eine eigene Anmeldung an den Kopiergeräten benötigen. In vielen Fällen können Druck-, Kopier- oder Scanaufträge möglicherweise auch über bereits registrierte Nutzende durchgeführt werden. Dadurch lassen sich zusätzliche Änderungsaufwände und Kosten vermeiden.
Martin Klook
D2.3 Referat Beschaffung