Die Abfrage der künftigen Beschaffenden und Freizeichnenden in den Bereichen läuft. Die Rückmeldung der benannten Personen an das Dezernat 2 soll bis zum 12. Oktober 2026 erfolgen. Alle Informationen dazu finden Sie unter Informationen > Ressourcen > Haushaltsrundschreiben > Aktuelle Mitteilungen vom 28.09.2026.
Die in den Bereichen benannten Personen können sich jetzt für die Schulungen anmelden. Für die Einführung der elektronischen Beschaffungsakte sind zwei Schulungen notwendig, die ab dem 19. Oktober 2026 starten:
1. Grundlagenschulung DMS
Die Grundlagenschulung vermittelt die wesentlichen Kenntnisse für die Arbeit mit dem Dokumentenmanagementsystem. Sie lernen unter anderem die grundlegende Bedienung, die Ablage von Dokumenten sowie die Recherche kennen. Außerdem wird gezeigt, wie Sie Ihr DMS und Ihr Dashboard für die tägliche Arbeit einrichten können.
Termine: 19. Oktober 2026 – 18. Dezember 2026, täglich von 09:00 – 10:00 Uhr
Die Anmeldung ist ab sofort in Stud.IP möglich – so geht’s:
- Link zur Veranstaltung (mit Nutzerkennzeichen und Passwort anmelden)
- Auf der linken Seite „Zugang zur Veranstaltung“ > mit „Ja“ bestätigen
- Oben in der Leiste auf „Teilnehmende“
- Auf der linken Seite „Gruppen“ auswählen > Es erscheinen alle Termine
- Tragen Sie sich für Ihren Wunschtermin über das „Tür“-Icon auf der rechten Seite ein
2. Fachschulung „Elektronische Beschaffungsakte“
Die Fachschulung baut auf der Grundlagenschulung auf und vermittelt die konkrete Anwendung der Eingabemaske des Beschaffungsprozesses im DMS. Sie lernen, wie eine elektronische Beschaffungsakte angelegt, bearbeitet und dem Freizeichnungsprozess zugeführt wird.
Dabei wird auch erläutert, welche Informationen bereits in der Beschaffungsakte erfasst werden und warum diese für die spätere Rechnungsbearbeitung wichtig sind und wie Sie Ihre Rechnungen ab 2027 aus dem DMS ausdrucken können.
Termine: 19. Oktober 2026 – 18. Dezember 2026, täglich von 10:30 – 11:30 Uhr
Die Anmeldung ist ab sofort in Stud.IP möglich – so geht’s:
- Link zur Veranstaltung (mit Nutzerkennzeichen und Passwort anmelden)
- Auf der linken Seite „Zugang zur Veranstaltung“ > mit „Ja“ bestätigen
- Oben in der Leiste auf „Teilnehmende“
- Auf der linken Seite „Gruppen“ auswählen > Es erscheinen alle Termine
- Tragen Sie sich für Ihren Wunschtermin über das „Tür“-Icon auf der rechten Seite ein
Wichtig:
Wenn Sie künftig elektronische Beschaffungsakten anlegen oder freizeichnen, benötigen Sie beide Schulungen. Die Grundlagenschulung vermittelt die notwendigen DMS-Kenntnisse, auf denen die fachliche Schulung zur elektronischen Beschaffungsakte aufbaut.
Hinweise:
- Beachten Sie, dass Sie sich mindestens zwei Tage vorab anmelden, damit Sie rechtzeitig ins System aufgenommen werden können.
- Bitte wählen Sie nur einen der Termine aus.
- Sollte die Teilnahme kurzfristig (z. B. im Krankheitsfall) nicht möglich sein, tragen Sie sich bitte bei dem ursprünglichen Termin aus. Danach können Sie einen neuen Termin auswählen.
- Damit die Schulungen bestmöglich durchgeführt werden, ist die Teilnehmerzahl jeweils auf 20 Personen begrenzt.
Hintergrund: Ab dem 1. Januar 2027 stellt die Universität Rostock ihre Prozesse auf die Annahme elektronischer Rechnungen um. Hintergrund ist unter anderem die gesetzliche Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen (XRechnungen). Für alle auf die Universität Rostock ausgestellten Rechnungen steht ab diesem Zeitpunkt ein zentraler Rechnungseingang zur Verfügung.
Damit die Rechnungen künftig eindeutig zugeordnet und bearbeitet werden können, ist insbesondere die Auftragsnummer von zentraler Bedeutung. Diese wird bei der Erstellung einer Beschaffungsakte vergeben und dient später als wichtiges Zuordnungsmerkmal für den Rechnungseingang. Daher müssen alle Beschaffungen ab einem Cent im Dokumentenmanagementsystem (DMS) angelegt und freigezeichnet werden. Die Umstellung des Beschaffungs- und Rechnungseingangsprozesses erfolgt stufenweise:
Stufe 1 – Einführung der elektronischen Beschaffungsakte
Der bisher papierbasierte Beschaffungsantrag wird durch einen digitalen Prozess im DMS ersetzt. Die elektronische Beschaffungsakte und der darin abgebildete Freizeichnungsworkflow schaffen die Grundlage für die weiteren Digitalisierungsschritte. Die Umsetzung dieser Stufe soll bis Ende 2026 abgeschlossen sein.
Stufe 2 – Zentraler digitaler Rechnungseingang
Ab 1. Januar 2027 werden digitale Rechnungen (PDF und XRechnungen) zentral über ein Funktionspostfach empfangen und im DMS gespeichert. Von dort aus sollen die Rechnungen im Fachbereich ausgedruckt werden. Die weitere Prüfung und Freigabe erfolgt zunächst noch nach dem bisherigen Verfahren, insbesondere bleibt die Auszahlungsanordnung vorerst papiergebunden.
Stufe 3 – Vollständig digitaler Rechnungsdurchlauf
In der dritten Stufe wird auch der weitere Rechnungsdurchlauf einschließlich des Zeichnungsprozesses digital abgebildet. Papierrechnungen werden zentral digitalisiert und ebenfalls in den elektronischen Prozess überführt. Die konkrete zeitliche Umsetzung steht noch nicht fest, ist aber für 2027 vorgesehen.
Das DMS-Team und Dezernat Haushaltsangelegenheiten
Kai Norman Clasen Astrid Lubinski
Kerstin Fischer Martin Klook
Anja Kistner