Wir möchten nochmals auf die Fristen und Regelungen aus dem Haushaltsrundschreiben 02/2021 hinweisen:
Auszahlungen aus Haushaltsmitteln, aus Drittmitteln sowie aus Mitteln von Sonderprogrammen, die noch in 2021 erfolgen sollen, müssen spätestens bis zum 08.12.2021 im Dezernat 2 vorliegen. Bitte beachten Sie dies bei der Auftragsauslösung und vereinbaren Sie ggf. spätere Fälligkeitstermine, um Mahngebühren zu vermeiden.
Rechnungen dürfen nur eingereicht werden, wenn die Lieferung erfolgt ist und geprüft wurde. Die Rechnung ist rechnerisch und sachlich richtig zu prüfen und zu unterschreiben.
Die Auszahlungsanordnung muss rechnerisch richtig, sachlich richtig und von einer anordnungsbefugten Person unterschrieben werden (4-Augen-Prinzip).
Die Einhaltung des 4-Augen-Prinzips erfolgt in der Fakultät bzw. Einrichtung selbst. Die Organisation obliegt der jeweiligen Fakultät bzw. Einrichtung und ist durch diese sicherzustellen. Eine Prüfung und Zeichnung für die rechnerische Richtigkeit wird nicht durch die Mitarbeiterinnen im Sachgebiet Belegbearbeitung und Steuern übernommen.
Um eine zügige Bearbeitung der eingehenden Rechnungen zu unterstützen, achten Sie bitte auch darauf, umfassende Angaben auf der Zahlungsanordnung im Verwendungszweck zu machen (Rechnungsnummer und -datum, Kundennummer, ggf. Auftragsnummer der zentralen Beschaffungsstelle). Folgende Berichtigungen (Streichungen oder sonstige Änderungen) auf Auszahlungsanordnungen sind nicht zulässig:
- die Bezeichnung der bzw. des Empfangsberechtigten oder der bzw. des Einzahlungspflichtigen,
- Kontoverbindung,
- der Betrag in Ziffern und Buchstaben,
- die Fälligkeitstermine der Zahlungen,
Fehlerhaft ausgefüllte Auszahlungsanordnungen können nicht gebucht werden und sind neu ausgefüllt an das Dezernat 2 zu senden. Bitte beachten Sie einen entsprechenden Vorlauf in Bezug auf die Fälligkeit. Buchungen von einem Tag auf den anderen können aufgrund der Vielzahl von eingehenden Rechnungen im Dezernat 2 nicht sichergestellt werden.
Jessica Benecke
Sachgebiet Belegbearbeitung und Steuern