Unter dem Gesichtspunkt der Einschränkungen von Dienstreisen aufgrund des Coronavirus kann die Erstattung einer Bahncard (BC) der Deutschen Bahn, die privat angeschafft wurde, neben den gesetzlich festgelegten Bedingungen (vgl. § 4 Abs. 2 LRKG M-V i. V. m. Pkt. 4.2 und 4.3 ff. der VV zum LRKG M-V) auch unter den nachfolgenden Voraussetzungen erfolgen.
- Der Zeitpunkt der Anschaffung der BC25 oder BC50 liegt vor dem 13.03.2020 (Zeitpunkt der offiziellen Untersagung von Dienstreisen durch das Ministerium für Bildung, Kultur und Wissenschaft M-V).
- Der Dienstreisende erbringt detaillierte Nachweise, für welche aufgrund des Coronavirus abgesagten bzw. nicht angetretenen Dienstreisen die erworbene Bahncard eingesetzt werden sollte und welche Ersparnis damit erreicht worden wäre. Der Nachweis muss Datum, Ort und Zweck der Dienstreise sowie den Namen der ausgefallenen Veranstaltung/Konferenz/Tagung beinhalten.
Nach der Prüfung der eingereichten Unterlagen nimmt die Reisekostenstelle eine Berechnung der tatsächlichen und theoretischen Einsparung auf Grundlage der aufgezeigten Dienstreisen vor. Wird daraufhin die vollständige Amortisation Ihrer BC festgestellt, erfolgt die Erstattung der Anschaffungskosten. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine anteilige Erstattung der BC weiterhin gesetzlich ausgeschlossen ist.
Die von Ihnen benötigte umfangreiche Dokumentation der von Ihnen geplanten jedoch aufgrund der Corona-Krise nicht angetretenen Dienstreisen ist erforderlich, um die Abweichung von den sonst üblichen Regelungen der Erstattung privat verauslagter Mittel hinreichend zu begründen, sodass eine Erstattung vorgenommen werden kann, auch wenn sich die Bahncard nicht amortisiert hat. Ohne die Dokumentation ist keine Erstattung der Kosten möglich.
Steffen Arndt
Sachgebiet Reisekosten