Auch wenn die Beschaffungsplattform Amazon Business eine effektive Möglichkeit zur Erfüllung kleinerer Bedarfe darstellt, führen Bestellungen über Amazon vermehrt zu Problemen und Mehraufwendungen in der Abwicklung und Belegbearbeitung. Ursächlich dafür sind 3 wesentliche Punkte
Anlieferungen: Seitdem Amazon Lieferungen vermehrt mit dem eigenen Lieferdienst zustellt, werden Pakete teilweise außerhalb der üblichen Geschäftszeiten zugestellt und an schwer nachvollziehbaren Abstellorten abgelegt, Zustellbenachrichtigungen werden in Briefkästen geworfen, die tlw. nicht zu Universitätsgebäuden gehören. Gesammelte Bestellungen werden in einer Vielzahl von Einzellieferungen zugestellt, was den vorgenannten Effekt verstärkt.
Belegbearbeitung: Die vorgenannten Teillieferungen führen insbesondere zu einem enormen Anstieg an Rechnungsbelegen über Kleinstbeträge, die im Sachgebet Belegbearbeitung gebucht werden müssen. Da eine Vielzahl der Artikel, die über Amazon angeboten werden, aus dem EU-Ausland geliefert werden, sind die Rechnungsbelege auch immer steuerlich zu behandeln, das heißt die Umsatzsteuer muss separat ermittelt und durch die Universität abgeführt werden. Die Ermittlung und Abfuhr der Steuer sämtlicher Auslandsrechnungen erfolgt ebenfalls im Sachgebiet Belegbearbeitung. Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt einen deutlichen Anstieg allein der Rechnungsbelege aus dem EU Ausland in den letzten 3 Jahren. Kapazitätsengpässe in der Belegbearbeitung sind zu verzeichnen (siehe Grafik "Entwicklung Anteil RG Amazon aus EU-Ausland").
Mahnungskontrolle: Jede Einzellieferung wird mit einem separaten Rechnungsbeleg berechnet. Die Rechnungsbelege werden den bestellenden Personen direkt zugesandt. Gleichzeitig werden Aufstellungen zu überfälligen Rechnungen zentral an das Referat Beschaffungen versandt. Es ist zu erkennen, dass tlw. Rechnungen aus Mai 2021 noch nicht durch die Bedarfsstellen bezahlt wurden. Ein zu hoher Zahlungsrückstand bei Amazon kann zu einer vorübergehenden Sperre des Gesamtkontos der Universität führen, was in Folge die gesamte Universität betrifft. (Vgl. DLP Nachricht vom 26.10.2020 ) Die Mahnungskontrolle erfolgt durch die Bedarfsstellen selbst. Eine zentrale Mahnungskontrolle im Referat Beschaffung kann kapazitiv nicht gewährleistet werden.
Gutschriften aus Rücksendungen werden mit überfälligen Rechnungen verrechnet, sofern diese nicht durch die Bedarfsstellen innerhalb von 2 Monaten aktiv bei Amazon mit der betroffenen Rechnung der rückgesendeten Artikel in Verbindung gebracht werden. Bedarfsstellen bezahlen mit ihrer Gutschrift daher ggf. überfällige Rechnungen anderer Bedarfsstellen. Eine zentrale Überwachung der korrekten Verrechnung von Gutschriften ist nicht möglich.
Die vorgenannten Probleme führen zu dringenden Appellen an die Bedarfsstellen:
1. Hinterfragen Sie Beschaffungen über die Amazon Business-Plattform kritisch
Insbesondere die Beschaffung von Artikeln aus dem EU Ausland erzeugt einen großen Verwaltungsaufwand, der die Wirtschaftlichkeit der Gesamtbeschaffung in Frage stellt und die Kapazität in der Verwaltung stark beansprucht. Weichen Sie, wenn möglich auf alternative Lieferanten aus dem Bundesgebiet aus, um den Anteil von Auslandrechnungen zu verringern. Nutzen Sie insbesondere für Büromaterial die Rahmenverträge der Universität Rostock. Sollten Artikel nicht im Rahmenvertrag enthalten sein, aber regelmäßig benötigt werden, wenden Sie sich bitte an das Referat Beschaffungen, um die Ausschreibung weiterer Rahmenverträge zu besprechen bzw. die laufenden Verträge anzupassen.
2. Weisen Sie Ihre Rechnungen zeitnah an
Rechnungen von Amazon werden grundsätzlich per Mail an die bestellende Person versendet. Achten Sie auf den entsprechenden Eingang der Rechnung und weisen Sie die Rechnung zeitnah an.
3. Richten Sie Ihr Business Konto richtig ein, um Anlieferschwierigkeiten zu verringern
Nutzen Sie die Einstellmöglichkeiten des Business Accounts, um die Qualität der Anlieferung zu verbessern. (Vgl. DLP Nachricht vom 12.10.2021 ) Bitte beachten Sie dabei, dass eine Rückerstattungen privat verauslagter Mittel bei der Nutzung privater Amazon Accounts weiterhin nicht möglich ist.
Beachten Sie bitte auch, dass Beschaffungen über das Amazon Businesskonto nicht mit Beschaffungen aus einem Rahmenvertrag gleichzusetzen sind und vergaberechtliche Regelungen zu beachten sind (Vgl. DLP Nachricht vom 08.04.2021)
Für weitere Rückfragen stehe ich Ihnen zur Verfügung.
Mathias Evert
Referat Beschaffung (D2.3)