In Ergänzung der UR-internen Nachricht im Dienstleistungsportal vom 20.6.2019 mit der Erinnerung an die Hinweise für den Umgang mit extremen Witterungsverhältnissen soll hier aufgrund gehäufter Beschaffungen von Ventilatoren und Nachfragen zu Beschaffungen auf einzelne Maßnahmen eingegangen werden.
Bitte beachten Sie, dass aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit aus universitären Mitteln maximal 30 € für Tisch- und maximal. 50 € für Standventilatoren finanziert werden dürfen. Diese Geräte werden auch weiterhin nicht zentral beschafft und sind vielmehr aus den eigenen Budgets zu finanzieren.
Das Dezernat Haushalt bemüht sich aufgrund der gestiegenen Bedarfe einen Rahmenvertrag für diese Geräte abzuschließen. Der aktuelle Rahmenvertrag mit der Firma Lyreco umfasst ein Sortiment zum allgemeinen Bürobedarf. Dazu gehören weder Ventilatoren noch weitere Produkte der Firma Lyreco. Aus diesem und anderen Gründen ist der Online-Shop des Rahmenvertragspartners Lyreco auf das rahmenvertraglich gebundene Sortiment eingeschränkt worden. In dem im Dienstleistungsportal dargestellten Prozess „Büromaterial beschaffen“ ist eine Übersicht über das Sortiment zu finden.
Sollten Bedarfe nicht in dieser Liste enthalten sein, wird um eine entsprechende Mitteilung an die Beschaffungsstelle gebeten (ilona.viergutzuni-rostockde), um diese in eine angestrebte Nachverhandlung des Rahmenvertrages aufzunehmen. Bei der Ausschreibung des Rahmenvertrages sind insbesondere Anforderungen an die Umweltverträglichkeit der Produkte gesetzt worden. Dies betrifft die überwiegende Verwendung von recycelten Materialen (Kunststoffe, Papier), nachfüllbare Produkte, Verzicht auf bzw. Minimierung von krebserregenden Stoffen etc. Papierprodukte sind bspw. mit dem Kennzeichen blauer Engel versehen. Die in der Regel deutlich günstigere Eigenmarke des Rahmenvertragspartners erfüllt diese Anforderungen nicht, so dass diese nicht im Rahmenvertrag enthalten ist.
Alle Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen haben unter Berücksichtigung des Vergaberechts zu erfolgen (siehe dazu die Erstinformationen zu Beschaffungen von Leistungen vom 22.01.2019 im Dienstleistungsportal unter Informationen-> Beschaffung->allgemeine Informationen). So ist auch bei der oben erwähnten Beschaffung von Ventilatoren grundsätzlich eine zu dokumentierende Recherche zu Angebotspreisen mehrerer Bieter erforderlich, um die Einhaltung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit nachzuweisen.
Die Beschaffungen von Klimageräten erfolgt grundsätzlich nur nach vorheriger Prüfung und Freigabe durch das Dezernat Technik, Bau, Liegenschaften. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit und des Umweltschutzes besteht von Seiten des Landes die Vorgabe, dass nur Räume mit laborähnlichem Charakter, Serverräume, Hörsäle und größere Seminarräume gekühlt werden dürfen. Büroräume sind grundsätzlich von einer Klimatisierung (Kühlung) ausgeschlossen.
Jedes installierte Gerät unterliegt der wiederkehrenden Prüf- und Kontrollpflicht und verursacht somit kontinuierliche Kosten. Weiterhin sind die geltenden Bauvorschriften sowie die Vorschriften des Brand- und Rettungsschutzes einzuhalten.
Für die Einhaltung dieser Vorgaben ist die Leiterin bzw. der Leiter der jeweiligen Organisationseinheit verantwortlich. Daher ist für die Beschaffung eine Mitzeichnung/Freigabe durch diese erforderlich.
Der Betrieb von Heizgeräten ist infolge der erhöhten Brandgefahr und der hohen elektrischen Lasten grundsätzlich untersagt. Bei einem betriebsbedingten nicht Erfüllen der Raumanforderung gemäß geltender Vorschriften ist dies dem Dispatcherdienst Technik, Bau, Liegenschaften (Tel.: 1111; dispatcherdienstuni-rostockde ) anzuzeigen. Das Dezernat Technik, Bau, Liegenschaften wird dann die Möglichkeiten zur Wiederherstellung der Raumtemperaturen prüfen und entsprechende Maßnahmen einleiten.
Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Dezernate Haushalt und Dezernat Technik, Bau und Liegenschaften.
Astrid Lubinski
Dezernat 2 - Haushaltsangelegenheiten